Úvod

V digitálnom veku, kedy sa podnikanie čoraz viac presúva do online priestoru, sa stáva automatizácia nevyhnutnou súčasťou efektívneho riadenia e-shopov. Jednou z najviac časovo náročných činností je manuálne prepisovanie alebo exportovanie faktúr z e-shopových platforiem do účtovníctva. Tento proces je náchylný na chyby, zdĺhavý a znižuje produktivitu.

Riešením je automatický import faktúr, ktorý zjednodušuje a zrýchľuje spracovanie účtovníctva. V tomto článku sa pozrieme na to, ako funguje automatizovaný prenos faktúr zo systému Shoptet – jednej z najpoužívanejších e-commerce platforiem v Česku a na Slovensku – do účtovného softvéru, aké sú výhody, aké nástroje sa dajú využiť, a aké kroky vedú k úspešnej implementácii.

---

1. Čo je automatický import faktúr a ako funguje?

Automatický import faktúr je proces, pri ktorom sa vystavené faktúry z e-shopu (napr. z platformy Shoptet) automaticky prenášajú do účtovného softvéru bez nutnosti manuálneho zadávania údajov. Tieto faktúry môžu byť vystavované zákazníkom pri nákupe, ako daňové doklady, dobropisy alebo zálohové faktúry.

Prenos dát môže prebiehať:

• pomocou API prepojenia,

• cez XML/CSV export,

• alebo pomocou externých konektorov a integrácií (napr. iDoklad, Pohoda, Money S3, SuperFaktúra, FLOWii a pod.).

---

2. Prečo automatizovať prenos faktúr?

2.1 Úspora času

Manuálne účtovanie každej faktúry je náročné. Pri desiatkach či stovkách objednávok mesačne ide o hodiny práce. Automatický import celý proces skracuje na minúty.

2.2 Eliminácia chýb

Pri prepisovaní faktúr často dochádza k chybám v sumách, DPH, dátumoch či variabilných symboloch. Automatizácia zabezpečuje presnosť dát a minimalizuje riziko pokút alebo omylov.

2.3 Rýchlejšie uzávierky

Rýchle a presné spracovanie faktúr umožňuje priebežné účtovanie a rýchlejšie mesačné alebo kvartálne uzávierky, čím získava podnikateľ aktuálny prehľad o hospodárení.

2.4 Pripravenosť na kontrolu

Digitalizované a automaticky naimportované dáta znižujú riziko nedostatkov pri daňových kontrolách, pretože sú prehľadné a uložené v súlade s legislatívou.

---

3. Ako prepojiť Shoptet s účtovným softvérom

3.1 Vstavané nástroje Shoptetu

Shoptet ponúka vlastný modul Export faktúr, ktorý umožňuje ručný alebo plánovaný export faktúr vo formáte XML, CSV alebo PDF. Avšak pre plnú automatizáciu je potrebné použiť externé služby a API.

3.2 Využitie API pre automatizáciu

Shoptet má otvorené REST API, ktoré umožňuje priamy prenos faktúr do iných systémov. Vývojári alebo integrátori môžu cez API:

• načítať zoznam vystavených faktúr,

• získať detaily jednotlivých dokladov,

• preniesť ich do účtovného systému vo vhodnom formáte.

3.3 Prepojenie s účtovnými softvérmi

SuperFaktúra

• Plugin pre Shoptet umožňuje automatický prenos údajov do SuperFaktúry.

• Funguje obojsmerne – dáta z e-shopu sa prenášajú do účtovníctva a naopak.

Pohoda

• Pohoda podporuje import XML súborov priamo z e-shopov ako Shoptet.

• Niektoré integrátorské firmy ponúkajú riešenia typu „Shoptet → Pohoda“ na mieru.

Money S3

• Money S3 umožňuje import faktúr cez šablónu XML formátu.

• Je potrebné nakonfigurovať export v Shoptete a napojiť ho na importnú službu Money S3.

FLOWii, iDoklad, Abra, Omega, ALFA+

• Tieto účtovné programy ponúkajú rozhrania, ktoré podporujú napojenie na externé aplikácie a systémy.

• Niektoré podporujú priamy import faktúr cez e-mail alebo XML, iné vyžadujú špecializované API prepojenie.

---

4. Ktoré nástroje a služby môžete použiť?

Automatizačné služby a konektory

• Integromat (Make) – umožňuje vytvoriť vlastné scenáre na prenos faktúr z Shoptetu do účtovníctva.

• Automatizované moduly – dostupné v rámci Shoptet doplnkov (napr. Shoptet → iDoklad).

• Connectori od tretích strán – napr. Sellio, WAME, Synetech.

Účtovné kancelárie s podporou automatizácie

Mnohé účtovné kancelárie už dnes poskytujú služby, kde si dokážu automaticky načítať faktúry z vášho e-shopu do svojho účtovného systému. Ideálne je vybrať si účtovníka, ktorý má skúsenosti s vašou platformou (napr. Shoptet).

---

5. Implementácia v praxi: krok za krokom

1. Zhodnotenie potrieb: Koľko faktúr mesačne spracovávate? Aký účtovný softvér používate?

2. Výber riešenia: API, doplnok, integrátor, účtovník?

3. Technická príprava: Vytvorenie API prístupov v Shoptete, nastavenie exportných šablón.

4. Prepojenie a testovanie: Prvé prenesené faktúry treba skontrolovať a porovnať.

5. Zaškolenie a údržba: Nastavte systém tak, aby bol bezúdržbový, ale pravidelne kontrolovaný.

---

6. Najčastejšie chyby a ako sa im vyhnúť

• Nezohľadnenie legislatívnych požiadaviek: Každý daňový doklad musí obsahovať správne údaje o DPH.

• Nekompatibilita formátov: Nie každý účtovný softvér akceptuje štandardný XML export – je potrebné ho prispôsobiť.

• Zlé dátumy účtovania: Automatické nastavenie dátumu vystavenia/úhrady musí byť synchronizované.

• Duplicitné doklady: Systém by mal kontrolovať, či už daný doklad nie je naimportovaný.

---

Záver

Automatický import faktúr z e-shopu, ako je Shoptet, do účtovného systému predstavuje významný krok smerom k digitalizácii a efektívnemu podnikaniu. Nielenže šetrí čas a peniaze, ale tiež znižuje riziko chýb a zvyšuje transparentnosť vo finančných tokoch. Ak máte e-shop a spracovávate desiatky alebo stovky faktúr mesačne, investícia do automatizácie sa vám veľmi rýchlo vráti – a to nielen finančne, ale aj v podobe pokojnejšej administrácie.